Belegabgleich.de
Wissen · Nr. 006
GoBD, ohne 40 Seiten zu lesen
Die GoBD regeln, wie Bücher und Belege elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Für einen Ein-Personen-Betrieb lässt sich das auf fünf Anforderungen eindampfen.
Zuletzt geprüft
1. Nachvollziehbarkeit
Eine sachverständige dritte Person muss deine Buchführung in angemessener Zeit verstehen können — ohne dich zu fragen. Konkret: Von jeder Buchung muss man zum Beleg kommen und von jedem Beleg zur Buchung. Ein durchdachter Dateiname und ein Ordner pro Jahr leisten hier mehr als jedes Werkzeug.
2. Vollständigkeit
Kein Geschäftsvorfall darf fehlen — auch nicht der unangenehme. Der Kontoauszug ist dabei dein bester Prüfstein, weil er lückenlos ist. Was dort steht und in deinen Unterlagen fehlt, ist der Punkt, an dem die Vollständigkeit kippt.
3. Zeitgerechte Erfassung
Belege sollen zeitnah erfasst und gegen Verlust gesichert werden — bare Vorgänge täglich, unbare zeitnah, in der Praxis meist im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung. Der eigentliche Sinn der Regel ist banal: Was heute erfasst wird, ist noch da. Was im Dezember erfasst wird, ist zur Hälfte weg.
4. Unveränderbarkeit
Eine einmal erfasste Buchung darf nicht spurlos geändert werden. Für den Belegordner heißt das vor allem: nicht überschreiben. Wird eine Rechnung korrigiert, kommt die Korrektur als zusätzliche Datei dazu, das Original bleibt. Deshalb ist auch beim Umbenennen wichtig, dass keine Datei stillschweigend ersetzt wird.
5. Aufbewahrung im Originalformat
Eine per Mail empfangene PDF-Rechnung ist im Original eine Datei — und muss als Datei aufbewahrt werden. Ausdrucken und Löschen genügt nicht. Umgekehrt dürfen Papierbelege ersetzend gescannt werden, wenn der Ablauf beschrieben ist. Mehr dazu unter Aufbewahrungsfristen.
Und die Verfahrensdokumentation?
Sie beschreibt, wie Belege bei dir entstehen, abgelegt und gesichert werden. Für einen Ein-Personen-Betrieb ist das kein Aktenordner, sondern eine Seite Text: woher die Belege kommen, wie sie benannt werden, wo sie liegen, wie gesichert wird, wer Zugriff hat. Wer das einmal aufschreibt, hat den unangenehmsten Teil einer Prüfung schon hinter sich — und merkt beim Schreiben meistens selbst, wo die Lücken sind.
Kein Rechts- oder Steuerrat. Dieser Text gibt allgemeine Informationen wieder, erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Rechtslage und Verwaltungspraxis ändern sich. Im Zweifel frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater. Vollständiger Haftungsausschluss.